Digital Express:

EDI vokser, men det går tregt

Sømløs og automatisk overførsel av handelstransaksjoner – populært kalt EDI – burde kanskje være en selvfølge i 2020. Men slik er det ikke, ifølge rapporten «Digital Express».

MORTEN KRISTIANSEN

Virke, Byggevareindustrien og Treindustrien står bak en analyse over utviklingen i bruk av EDI-meldinger i de tilhørende bransjene. Analysen Digital Express viser at det er et stykke vei og gå før EDI er like selvfølgelig som en telefonsamtale eller epost.

I 2011 signerte Byggevareindustrien og Virke – på vegne av handel og industri – en avtale som stadfestet fire standarder for EDI, som skulle muliggjøre sømløs og automatisk overførsel av handelstransaksjoner.

Partene ville overlate ansvaret til markedet for at dette ble tatt i bruk på grunn av det store potensialet for besparelser. Analysen Digital Express viser at utviklingen går sakte – årsakene til tregheten er flere og sammensatte.

Økning på 43 prosent
EDI (Electronic Data Exchange) omfatter hele transaksjonsforløpet med sine forskjellige meldingstyper: Utgående og inngående faktura, utgående og inngående pakkseddel, utgående og inngående ordrebekreftelse og utgående og inngående ordre.

For å kunne analysere graden av bruk har målgruppen vært alle EDI-kunder hos Logiq, som også er NOBB-kunder av Byggtjeneste. Totalt 913 bedrifter var i drift med EDI i 2019 – noe som utgjør 60 prosent av alle leverandører og handels-bedrifter/avdelinger som bruker NOBB.

Siden 2017 er økningen på 43 prosent i antall bedrifter som bruker EDI – på en eller flere meldingstyper.

Faktura er vinneren
Blant vareeierne/leverandørene – som er felles kunder i NOBB og Logiq – var 470 stykker i drift med EDI. Et tall som utgjør 71 prosent av vareeierne i NOBB. Hovedtyngden ligger på utgående faktura.

– Det er ingen enkle veier til mål.

Blant handelsbedriftene – som er felles kunder av NOBB og Logiq – var 443 stykker i drift med EDI. Det er en vekst på 40 prosent sammenlignet med tall fra 2017, og de utgjør 50 prosent av handelsaktørene i NOBB. Hovedtyngden ligger på utgående og inngående faktura.

Ut fra disse tallene konkluderer Digital Express med at EDI ordredokumenter er på gang, men at EDI pakkseddel knapt er påbegynt.

Årsakene til treghet
Det ble gjennomført en spørreundersøkelse for å finne ut mer om hva årsakene til tregheten i bruk av EDI var:
• 27 prosent har liten eller ingen tillit til EDI-transaksjoner
• 58 prosent mener deres IT-løsninger er blant de største hindrene for implementering
• 37 prosent mener lav endringskompetanse er blant de største hindrene for implementering
• 45 prosent peker på bedriftenes manglende langsiktige investeringsvilje som hinder for implementering

• 55 prosent av bedriftene trenger hjelp til å forbedre IT-systemer og gjennom-føre endringene
• (Kun) 5 prosent ser ikke kost/nytteeffekten
• 52 prosent mener gevinstpotensialet ved EDI er mer enn 500 000 kroner i egen bedrift
 
Ingen enkle veier til mål
Som et ledd i analysen ble det også gjennomført intervjuer med utvalgte aktører. Malorama var en av disse. Oppsummert mener bedriften at implementering av EDI i en virksomhet kan være en krevende prosess, som kan strekke seg over lang tid – og som krever et langsiktig og fokusert perspektiv fra bedriften.
 
«Det er ingen enkle veier til mål. Implementeringen må forankres godt i ledelsen som må sikre at riktig kompetanse er involvert i alle berørte forretningsprosesser. I alle tilfeller vil en implementering av EDI være en stor endringsprosess, som krever utstrakt samarbeid mellom partene – og i egne organisasjoner».
 
Videre mener Malorama at det er behov for et verktøy som kan bidra til at EDI-implementering blir en del av virksomhetens strategi.
 
«Det må da utvikles et bedre pedagogisk materiell som kan brukes på ledelse i virksomhetene, og som fremhever og fokuserer på hvorfor man skal implementere EDI. Her er det naturlig å fremheve de mest relevante muligheter og understreke tiltak for å komme rundt de hinder som eventuelt måtte forefinnes».

BRUK AV EDI I BYGGEVAREBRANSJEN: COO Ole Gunnar Honningsøy i Byggtjeneste vektlegger at å ta i bruk EDI er et langsiktig utviklingsarbeid og en kontinuerlig forbedringsprosess. (Foto: Byggtjeneste)

Må snakke sammen
COO Ole Gunnar Honningsøy
i Byggtjeneste forteller til Bygg og Handel at han er overrasket over at såpass stor andel har liten eller ingen tillit til EDI-transaksjoner.

– Det handler mye om samspillet mellom partene. Når en som skal levere varer får inn en bestilling på et varenummer man ikke kjenner igjen, sklir det inn i EDI-transaksjonen og blir et avvik. Det tyder på at bestilleren har brukt feil informasjon. Jo mer feil informasjon man bruker, desto mer må man lete etter avvik. Og dermed går tilliten ned, sier han
 
– For å få gjort noe med dette må partene sette seg sammen og bli enige om rutinene som skal gjelde når man skal bruke EDI – ikke bare sende av sted et varenummer og håpe på det beste.
 
– Over halvparten peker på IT-løsninger som et hinder, og nesten like mange trenger hjelp til å forbedre dem. Dette burde vel være overkommelig?
 
– Ja, det er det nok – men det må gjøres! Og det er ikke bare selve
it-systemene. Det handler også om kompetansen rundt dette: Det å være en kompetent bestiller overfor it-leverandøren sin, slik at denne vet hva de skal gjøre. Dette tror jeg er vel så viktig. 
 
Hvordan ta ut effekten?
– Er innsparingspotensialet ved bruk av EDI for lite til at bedriftene «orker» å sette i gang?
– Jeg tror ikke det er for lite. Jeg tror heller det er vanskelig å se hvordan man skal ta ut effekten. Man kan si mye om potensialet som ligger her, men hvordan skal bedriften oppnå effekten? Hva betyr det for min bedrift?
 
– Betyr det bedre kundeservice? Er
det bedre leveringspresisjon? Er det reduserte kostnader? Det er så mange parametere som kan blandes inn i diskusjonen at jeg tror det kan være litt vanskelig for aktørene å se hvor de skal sette inn støtet.
 
– Finnes det en «bazooka» for å få fart på alle EDI-meldingsformatene i bransjen?
 
– Dette må være ledelsesforankret, og bør ses på som et langsiktig utviklings-arbeid – og ikke som et it-prosjekt om er ferdig om fire måneder. Dette er en kontinuerlig forbedringsprosess som man må ha fokus på hver dag etter man har implementert det.
 
– Dessuten; ikke se på det som EDI, men som et verktøy for å oppnå «hvordan bli bedre mot kunden», «hvordan få levert varene mine til riktig tid på riktig sted» etc.
 
– Så det finnes ingen stor knapp for fortgang?
 
– Nei. Det handler om å få orden på grunnmuren i hver enkelt virksomhet og ha kontinuerlig forbedring.